Если event-менеджер считает, что в его обязанности входит лишь заказ баннеров, планирование кейтеринга, подготовка декораций и прогон перед мероприятием, он ошибается. Если в буклете будет обнаружена неверная информация, его можно будет напечатать заново. Если не явится модель, можно будет найти ей замену. Из-за таких деталей мероприятию не грозит провал. Да, они могут пройти не так гладко, как было задумано.
Однако бывают ситуации и похуже. К примеру, подрядчик не был в курсе, что в 24:00 все входы на площадку закроются, и коробки с полиграфией придется оставлять снаружи. Еще один пример: аниматорам не сообщили, что от метро до места нужно идти 15 минут, поэтому они пришли позже назначенного времени.
Главное, что должен делать event-менеджер - это управлять информацией. Половину своего дохода он получает только за это, а остальная половина – за заказ баннеров, буклетов и т.п.
Внутри рабочей группы имеется несколько центров: заказчик, подрядчики, коллеги и т.д. И event-менеджер должен обеспечить обмен информации между ними. Первое, что следует сделать специалисту по организации мероприятий - рассказать, как он будет с ними общаться, а если точнее - как именно будет происходить обмен информацией. Другая задача event-менеджера - поддерживать эти правила до конца проекта.
Для этого есть несколько инструментов:
1. Встречи рабочей группы с целью получения ответов на вопросы: «Кто занимается планированием?», «Кого приглашать на встречи?», «Кто отправляет отчет?» и т.д.
2. Презентация подготовки мероприятия заказчику: С какой периодичностью? Какая будет детализация?
3. Отчеты о подготовке в письменном виде.
4. Отчеты о встречах.
5. Технический сценарий проекта.
Грубейшие ошибки при подготовке крупных проектов происходят по той причине, что кто-то не получил вовремя информацию, либо она была донесена до него с искажениями.
На рабочих встречах нужно проговаривать все детали будущего мероприятия, даже самые мелкие. Именно такого стиля придерживаются в своей работе европейские специалисты.
Event-менеджмент – это, не просто ряд организационных действий, а управление информацией. Новый взгляд на смысл этой профессии заставляет по-другому расставлять акценты и иначе распределять время.
Источник: Интернет-портал о маркетинге, PR и рекламе «pro-piar.RU» 
