Сегодня в Киеве свыше сотни агентств заявляют, что готовы организовать любое мероприятие. Специалист, услышав такое, может только посмеяться. На практике лишь не более 10 компаний имеют солидный опыт, позволяющий делать такие громкие заявления. Чтобы не ошибиться в выборе, необходимо знать следующее:
Отбор агентств
Вначале нужно внимательно изучить портфолио потенциального подрядчика, посмотреть рекомендательные письма клиентов и узнать, как долго они продолжают пользоваться его услугами. Сделав первичный отбор необходимо устроить брифинг, чтобы обсудить все пожелания по поводу ивента.
Важный момент - выбор локации. Агентство должно предусмотреть все. У него должны быть схемы помещений, предусмотрено достаточное количество мест для парковки, оно должно предоставить данные о почасовой стоимости overtime и т.д.
Сценарий
Если у вас планируется вечеринка для VIP-клиентов, не соглашайтесь на шаблонные сценарии типа пиратской вечеринки, вечеринки в стиле диско и т.п. Такие малобюджетные «шоу» могут навредить вашей репутации.
Программа и декорации
Следует как можно быстрее определиться с артистами и ведущими, чтобы агентство успело их «заказать».
Бизнес-задачи
Если предполагается, что на мероприятии сотрудники будут беседовать с клиентами, желательно заранее обсудить с ними все детали и предупредить по поводу дресс-кода. Возможно, даже стоит пригласить в офис стилистов. Хорошо бы за каждым VIP-клиентом закрепить ответственного человека.
Меню
Необходимо предусмотреть деликатесы! Важно также и какая будет посуда: остерегайтесь бережанского стекла. В смете должен быть предусмотрен бой.
Свет и звук
Свет позволяет менять пространство, он может создавать настроение. С помощью света можно выгодно обыграть формат мероприятия. Что же касается качественного звука – то понятно, что это залог того, что все, что вы захотите донести до аудитории, будет услышано, и при этом никто не оглохнет.
В заключении хочется сказать, что правильный выбор агентства позволит провести эффективное мероприятие. Следовательно, вложенные в него средства будут работать на вас. Работа с опытными подрядчиками – гарантия того, что мероприятие будет качественным, а все бизнес-цели будут достигнуты.
Источник: Интернет-портал о маркетинге, PR и рекламе «pro-piar.RU» 
